ادارة شؤون الخدمات المساندة

ادارة شؤون الخدمات المساندة

• . مديرية الموارد البشرية وتطوير الاداء:

مهام المديرية:

تحقيق الاستخدام الأمثل للموارد البشرية ورفع كفاءة أدائها، والتأكد من حسن تطبيق الإجراءات المتعلقة بإدارة الموارد البشرية وتطوير الأداء المؤسسي طبقاً للتشريعات المعمول بها، وتحسين بيئة العمل وتبسيط وتطوير إجراءات العمل، وذلك من خلال إعداد الخطط المتعلقة بإدارة الموارد البشرية والإشراف على جميع الإجراءات المتصلة بتخطيط وتنظيم شؤون موظفي الهيئة فيما يتعلق بإعداد جدول تشكيلات الوظائف وعمليات التعيين والدوام والإجازات والترفيع والابتعاث، وإعداد خطط وبرامج التدريب ومتابعتها، ومتابعة عملية تقييم الأداء والتأديب والانفكاك عن العمل وإنهاء الخدمة، والإشراف على إدارة القوى البشرية في الخدمة المدنية والإشراف على تنظيم وتنفيذ الإجراءات المتعلقة بذلك ومتابعتها باستمرار.

كما تتولى مهمة الارتقاء بالأداء المؤسسي للهيئة من خلال تطوير السياسات وخطط العمل التنفيذية وتطبيق الاليات والمنهجيات اللازمة لذلك، وبما يضمن رفع كفاءة وفعالية الهيئة في تنفيذ مهامها وتقديم خدماتها وتطوير البنية التنظيمية، واقتراح فرص التحسين والتطوير الممكنة بالتعاون مع الوحدات التنظيمية، بالإضافة الى تطوير الخدمات المقدمة وتوثيق إجراءات العمل وتقييمها وتبسيطها وتحديثها بشكل مستمر، فضلاً عن مأسسة ثقافة التميز وتطبيق معاييرها المعتمدة من خلال اعداد الهيئة للمشاركة بجائزة الملك عبدالله الثاني للتميز الحكومي والشفافية وغيرها من الجوائز الحكومية الداعية الى تطوير الأداء المؤسسي والتنسيق مع الجهات المانحة لتلك الجوائز.

مهام الأقسام المرتبطة بالمديرية وعددها (3):

1. قسم إدارة وتخطيط الموارد البشرية:

يتولى دراسة واقع القوى البشرية في الهيئة والمسار الوظيفي وحجم الانفكاك والتعيينات، ومراجعة وتحديد احتياجات الهيئة من الموارد البشرية وتسجيل وتوثيق جميع المعلومات المتعلقة بموظفي الهيئة، ومتابعة عمليات الاستقطاب والتعيين والترقية والانتداب والإعارة والنقل وتقييم الاداء، يتولى تحليل احتياجات الموارد البشرية من حيث أعدادها وفئاتها وتخصصاتها ومهاراتها ومطابقتها مع شروط إشغال الوظائف ومواءمتها والتخطيط المسبق لعمليات الحراك الوظيفي بالإضافة الى تطوير برامج وخطط مستمرة ومرنة لمواجهة الاحتياجات في الموارد البشرية وتوفيرها في الوقت المناسب، لتحقيق أهداف الدائرة وخططها الاستراتيجية وكذلك دراسة احتياجات الدائرة من الموارد البشرية ومشروع جدول تشكيلات الوظائف للدوائر.

2. قسم تنمية الموارد البشرية:

يتولى إعداد الخطة التدريبية لموظفي الهيئة المبنية على الاحتياجات الفعلية للعمل، ومتابعة تنفيذ خطط وبرامج التأهيل والتدريب اللازمة للموظفين، وإعداد آليات وإجراءات العمل اللازمة لتأهيل ورفع كفاءة وقدرات الموظفين في الهيئة وبالتنسيق مع المراكز التدريبية المتخصصة، وإعداد التقارير ذات العلاقة بتنمية الموارد البشرية في الهيئة.

3. قسم تطوير الأداء المؤسسي:

يتولى إعداد التقارير والخطط المتعلقة بتطوير الأداء المؤسسي في الهيئة، وبما يحقق أهداف الهيئة ورؤيتها ورسالتها وخطتها الاستراتيجية المربوطة بالأهداف الوطنية.

 

• .مديرية الشؤون المالية والادارية:

مهام المديرية :

تتولى المديرية المهام المتعلقة بالأمور المالية والإشراف على إعداد موازنة الهيئة السنوية
والحسابات الختامية، ومتابعة تدقيقها وتصديقها، ومراقبة إيرادات ونفقات الهيئة، وتزويد
المديريات بالمواد اللازمة، وتنظيم وتوفير كافة الخدمات والمالية وتأمين شراء الاحتياجات
المادية والتكنولوجية اللازمة بعمل الهيئة والإشراف على جميع الإجراءات المتصلة بإدارة
الشؤون المالية في الهيئة.

مهام الأقسام المرتبطة بالمديرية :

1.قسم المحاسبة :

يتولى تحصيل إيرادات الهيئة، ومراقبة حسابات الهيئة لدى البنوك وإعداد كشوفات التسوية
البنكية، وإعداد الحسابات الختامية للهيئة في نهاية السنة المالية، وإعداد رواتب موظفي الهيئة،
وتسديد المعاملات المالية للهيئة، وإعداد الحسابات الختامية لصندوق الادخار لموظفي الهيئة.

2. قسم المشتريات :

يتولى تنظيم وضبط إجراءات الشراء المحلي المباشر لتأمين احتياجات الهيئة وفقاً للأنظمة
والتعليمات المعمول بها، وتنفيذ أوامر الشراء، وإصدار كتب الإحالة وأوامر الشراء المحلي
للطلبات الموافق عليها، وعمليات استدراج العروض وفقاً للتشريعات النافذة.

3. قسم اللوازم :

يتولى توفير المستودعات وأماكن التخزين التي تتناسب وطبيعة المواد وتوفير المعدات والآليات
اللازمة لصرفها، وتخزين كافة المواد واللوازم، وتوفير مخزون استراتيجي وآمن يتناسب ومعدل
الاستهلاك ووضع البرامج اللازمة لذلك، واستلام وصرف المواد حسب الأنظمة والتعليمات
المعتمدة، والإشراف على تطبيق إجراءات الجرد المستمر للمخزون، ومتابعة نظام العهدة
الشخصية للموظفين وضبط قيودها.

4. قسم الموازنة :

يتولى إعداد موازنة الهيئة ضمن إطار مالي متوسط المدى، ومراقبة المخصصات المالية من
خلال السجلات المستخدمة، وتأمين المخصصات اللازمة من خلال الموازنة وإجراء المناقلات
بحسب حاجة العمل، والتنسيق مع دائرة الموازنة العامة
لتوفير المخصصات المطلوبة لعمل المديريات في الهيئة.

وحدة الخدمات الإدارية :

يتولى تنفيذ أعمال الصيانة العامة لجميع مرافق الهيئة وموجوداتها، والإشراف على أعمال
المقسم، ومتابعة حركة السيارات التابعة للهيئة وما يتعلق بتشغيلها وإدامتها وصيانتها وتجديد
ترخيصها، وإدامة خدمة النظافة لمبنى الهيئة ومكاتب الموظفين فيها.

•  مديرية تكنولوجيا المعلومات

مهام المديرية:

تتولى كافة المهام المتعلقة بتوفير وتحديث الأجهزة والبرمجيات والتقنيات المستخدمة لتداول وتخزين وتحليل البيانات بكافة أشكالها وأنواعها لخدمة الهيئة في مجال أعمالها الفنية والإدارية والمالية، والإشراف على إدارة وصيانة النظم الادارية والمالية الخاصة بعمل الهيئة، والمحافظة على أمن وسلامة الأنظمة الحاسوبية والمعلومات، واستخدام أفضل الوسائل لنشر وإدارة المعرفة بأشكالها المختلفة وتنفيذ برنامج الحكومة الإلكترونية.

مهام الأقسام المرتبطة بالمديرية :

1. قسم الحاسوب :

1.يتولى مهمة إدامة وصيانة أجهزة الحاسوب وملحقاتها والأنظمة التشغيلية واستمرارية ملاءمتها للعمل المطلوب من خلال تقديم الدعم الفني.

2. تقديم الدعم الفني لغرفة الخوادمservers والشبكة الداخلية ومستخدمي الإنترنت والبريد الإلكتروني.

3.المحافظة على أمن وسلامة الأنظمة الحاسوبية والمعلومات وحمايتها من الفيروسات والمخاطر ومتابعة حماية الشبكة الداخلية من الاختراقات والمخاطر من خلال تطبيق سياسة أمن وسلامة المعلومات الخاصة بوزارة الاقتصاد الرقمي والريادة

4. متابعة جميع الحالات الأمنية التي ترد من المركز الوطني للأمن السيبراني وتطبيق توصياتهم وتعليماتهم.

5. متابعة تخزين نسخ احتياطية Backup لمعلومات الهيئة وجميع قواعد البيانات.

2. قسم البرمجة والنظم :

1. يتولى الاشراف ومتابعة الأنظمة الادارية والمالية وأنظمة الزاجل وتراسل والأرشفة المستخدمة في الهيئة.

2. حوسبة أعمال المديريات والوحدات داخليا ببرمجيات مطورة من قبل القسم وتقديم الدعم الفني اللازم لهم.

3.الاشراف ومتابعة وتحديث الموقع الالكتروني للهيئة والمشاركة في تنفيذ برنامج الحكومة الإلكترونية.

4. متابعة جميع البرامج العاملة في الهيئة وتقديم الدعم الفني لها.

3. قسم الحكومة الالكترونية:

1. يتولى تطبيق استراتيجيات الحكومة الإلكترونية ضمن أعمال الهيئة وتنفيذ وتفعيل وإدامة المشاريع الناتجة عن تلك الاستراتيجيات لتحقيق الأهداف المطلوبة.

2. السير في إجراءات أتمتة الخدمات والدفع الإلكتروني بالتنسيق مع وزارة الاقتصاد الرقمي والريادة ومتابعة الربط البيني مع المؤسسات الحكومية.

3.إدارة وإدامة محتوى موقع الهيئة على بوابة الحكومة الالكترونية وعلى منصة البيانات الحكومية المفتوحة بالتنسيق مع مديرية نظام المعلومات الوطني للقطاع.

4.متابعة وتطوير الموقع الإلكتروني الداخلي وتحديثه.

5. متابعة البنية التحتية للقبض الإلكتروني لدى المراكز الحدودية.

6.متابعة تطبيق الهواتف الذكية الخاص بالهيئة.

7.المساهمة في نشر المعرفة من خلال الأدوات التكنولوجية المتوفرة في المديرية.

4. قسم الامن السيبراني:

1.المتابعة والتنسيق مع المركز الوطني للأمن السيبراني لتطبيق السياسات والاستراتيجيات الحكومية المتعلقة بأمن المعلومات والأمن السيبراني وجميع توصياتهم وتنفيذ خارطة الطريق للأمن السيبراني. بحيث تكون هذه السياسات بمثابة القواعد الأمنية التي سيلتزم بها كافة موظفي الهيئة لتحقيق أقصى درجات الأمان المعلوماتي.

2. تطبيق المعايير الحكومية لأمن المعلومات والامن السيبراني والتي تأكد على القيام بتطوير وتنفيذ وتشغيل ومراقبة نظام أمن معلومات موثق في الهيئة.

3. مراجعة صلاحيات المستخدمين لأنظمة الهيئة بشكل مستمر والتأكد من أحقية المستخدم للصلاحيات المعطاة واقتصارها على حاجة العمل.

4.تقييم للمخاطر والتأكد المستمر من أمن كافة الأنظمة بشكل مستمر وذلك بالقيام بالمسح الأمني    Vulnerability Assessment وتطبيق الحلول العاجلة.

• . مديرية الاتصال والتعاون الدولي

مهام المديرية:

تتولى المديرية مهام الاتصال والتعاون لمد جسور التعاون لتنظيم وتنمية العلاقات والتفاعل مع الجهات المعنية بعمل الهيئة والحكومة والأوساط الخارجية والمنظمات الدولية، والمشتركين والجهات المصرّح أو المرخص لها، والمستثمرين على المستوى المحلي والإقليمي والدولي، التنسيق والترتيب للفعاليات المقامة في المملكة مع الجهات الخارجية المعنية ضمن عمل الهيئة، استقبال الوفود وتنظيم البرامج الخاصة بذلك، تنفيذ مهام العلاقات العامة وتشمل تسهيل إجراءات السفر والحصول على الفيزا، التنسيق والترتيب لفعاليات الهيئة الداخلية، رصد ومتابعة كل ما يتصل بنشاط الهيئة في الصحف ومختلف وسائل الإعلام المرئية والمسموعة والإلكترونية، وتغطية كافة نشاطات الهيئة ومتابعة كل ما يتعلق بالمطبوعات الصادرة عن الهيئة، استقبال متلقي الخدمة وتقديم الخدمات لهم ضمن نوافذ القطاعات المعنية ومتابعة المعاملات لحين الحصول على الخدمة بأسرع وقت لضمان تحقيق التوازن والمصلحة العامة.

مهام الأقسام المرتبطة بالمديرية :

1. قسم التعاون الدولي:

يعمل على إنشاء وإدامة وتعزيز التعاون مع الجهات والمؤسسات الدولية ذات العلاقة بعمل الهيئة وتوثيق التجارب والخبرات الدولية وتبادل المعرفة والمعلومات والمشورة، المساهمة في توفير التمويل اللازم لبعض المشاريع الواردة في الخطط التشغيلية لمديريات الهيئة، التنسيق لمتابعة اتفاقيات وبرامج التعاون الدولي والثنائي مع الجهات الخارجية والمنظمات الدولية والمانحة وذات العلاقة بعمل الهيئة، تقييم مدى استغلال المنح والتمويل الخارجي لتنفيذ مشاريع الهيئة بالتعاون مع المديريات والأقسام المعنية في الهيئة من خلال تقارير ربعية معدة من المديريات المعنية، يساهم بتنظيم الزيارات والفعاليات الدولية وتمثيل الهيئة في المؤتمرات والمناسبات الدولية، ويساهم في تطوير القدرات الفنية والإدارية للموظفين في الهيئة ويقدم التقارير والمعلومات اللازمة للجهات الوطنية والدولية ذات العلاقة بالتعاون الدولي في قطاع الطاقة والمعادن.

2. قسم خدمة الجمهور:

يتولى مهام الاشراف على أداء النوافذ الخدماتية في مكتب خدمة الجمهور، لضمان الالتزام بإجراءات تقديم الخدمة المقرة من الهيئة وبأعلى درجات الجودة المطلوبة، متابعة القضايا والشكاوى والاستفسارات التي تتعلق بأمور الطاقة الكهربائية والوقاية الاشعاعية والمناجم والمقالع والمشتقات النفطية والغاز الطبيعي واتخاذ الإجراء اللازم ومتابعتها مع الجهات ذات العلاقة حسب مقتضى الحال والإجابة عن كافة الأسئلة والاستفسارات الشفوية أو عبر الهاتف وبيان آليات ومتطلبات الحصول على الخدمات والوثائق المطلوبة والإجراءات المتبعة وأماكن تقديم الخدمات وتوضيحها لهم، ومتابعة الاقتراحات الواردة في صندوق الاقتراحات مع الإدارات المعنية.

3. قسم العلاقات العامة:

تنظيم الفعاليات والمؤتمرات المتعلقة بقطاع الطاقة والمعادن وتنسيق الفعاليات الجانبية بهدف تعزيز التواصل وتبادل المعرفة بين المشاركين، الترتيب والتنسيق للزيارات الرسمية على مستوى الدولة في حال طلب ذلك، مساعدة الموظفين بإجراءات السفر من خلال تقديم الفيزا وحجوزات التذاكر، وإعداد التقرير الصحفي اليومي والشهري ورفعه الى المعنيين.

4. قسم الإعلام:

يعمل على تعزيز الثقة والمصداقية من خلال ضمان توجيه ونشر الرسالة الصحيحة وزيادة الوعي والفهم العام عن قطاع الطاقة والمعادن ودور الهيئة وتعزيز فهم واستيعاب الشركاء والمؤسسات والجمهور والمجتمع المحلي لذلك، ويتم ذلك عبر إدارة الاتصال على المستوى المحلي مع وسائل الإعلام بالتنسيق مع الناطق الاعلامي للهيئة، ومتابعة ورصد ما ينشر في الصحف المحلية ووسائل الإعلام حول القضايا ذات العلاقة بشؤون الهيئة بشكل عام.